Couteau suisse, Gentil Organisateur, Maman de l’équipe, Mouton à cinq pattes…
Les étiquettes sur notre métier d’Office Manager sont nombreuses. Certaines personnes exercent le métier d’Office Manager sans même le savoir, et inversement, d’autres pensent être Office Manager alors qu’en réalité elles ne le sont pas.
Il est temps de mettre de l’ordre dans ce bazar, et d’expliquer vraiment ce qu’est un Office Manager.
Non, notre métier ne se limite pas à commander des corbeilles à fruits ou à distribuer des tickets restaurants. Le rôle de l’Office Manager : garantir le bon fonctionnement de l’entreprise
Entre les problèmes à résoudre, les changements impactant les métiers et l’organisation, les
obligations à respecter, les relations de travail qui fluctuent au gré des émotions des collaborateurs et j’en passe, la vie d’une entreprise est loin d’être un long fleuve tranquille.
Son quotidien ressemble plutôt à un navire qui vogue en mer : parfois c’est calme, parfois c’est agité. Et dans les faits, le dirigeant n’est pas le seul capitaine à bord. En effet, ce n’est pas lui qui est en première ligne pour remotiver les équipes, contacter l’agence de recrutement ou établir la paie, c’est nous. Armé.es de nos différentes casquettes, nous sommes sur le pied de guerre pour faciliter le quotidien de la direction et des collaborateurs en les assistant dans leurs tâches, afin que l’entreprise continue de fonctionner efficacement, et qu’elle reste une structure où il fait bon vivre.
Mais de quelles tâches et missions s’agit-il concrètement ? La réponse n’est pas toujours évidente.
Voyons ça de plus près.
Les missions de l’Office Manager
Un responsable marketing fait du marketing. Un comptable s’occupe de la comptabilité. Et l’Office Manager, que fait-il ? Beaucoup de choses !
Nous sommes à la fois RH, RAF, Facility Managers, Responsable QVT, Responsable RSE, Chargé de l'événementiel et de la communication, et j’en passe.
Nous avons plusieurs casquettes car nous sommes le plus souvent dans des petites structures, avec des besoins restreints dans chacun de ces domaines, ne nécessitant pas le recrutement d'un "spécialiste" à temps plein. Nous assumons plusieurs rôles à la fois.
À ces missions, s’ajoutent des tâches annexes en fonction des besoins de l’entreprise et de ses
particularités. En somme, la journée d’un Office Manager ne ressemble à aucune autre tant ses missions sont variées. Par exemple, en période de bilan comptable, nous faisons beaucoup de comptabilité administrative alors qu’avant les fêtes de fin d’année, nous organisons la soirée de Noël, nous prévoyons les cadeaux pour les clients, etc. Aussi, notre activité évolue au gré des actualités de notre boite (levée de fonds par exemple).
Les missions principales
La plus connue des missions est la gestion des services généraux.
Trier le courrier, envoyer, réceptionner, distribuer. Mais aussi, gérer les approvisionnements et les stocks de fournitures, le matériel de bureau. Nous pilotons également les déménagements, nous occupons de l’achat du mobilier, et suivons les travaux et réparations courantes. En bref, nous veillons à ce que les services ne manquent de rien et que l’environnement de travail soit optimal.
L’autre mission phare est la gestion et l’administration du personnel et les ressources humaines.
Établissement de la paie, contrats de travail, intégration des nouveaux collaborateurs, recrutement, mise en place du télétravail et d’une politique de QVT… nos missions RH peuvent être nombreuses.
Ainsi, en fonction de l’entreprise, nous pouvons assister un RH sur quelques tâches ou bien prendre l’entière organisation du service RH.
On peut également ajouter la préparation et le suivi de la facturation que l’on nous délègue.
Enfin, nous nous chargeons de la communication interne et externe, ainsi que de l’événementiel.
Qu’il s’agisse d’organiser un événement interne ou d’enfiler notre casquette de community manager, nous nous assurons que les informations circulent en bon moment, aux bonnes personnes et avec fluidité. Notre rôle : rendre notre culture d'entreprise, nos valeurs, concrètes, connues, comprises et respectées de tous.
Sans vouloir nous jeter des fleurs : toutes ces missions, ce n’est pas rien tout de même, n’est-ce pas ?
Les Office Managers sont généralistes, ils gèrent plusieurs périmètres à la fois et la plupart du temps n'ont pas de spécialité. On est des touche à tout mais on s'entoure de spécialistes (cabinet RH, cabinet comptable, avocats; brokers etc.)
Les missions annexes
La liste des missions annexes est longue et variée. Ainsi, vous pouvez avoir à gérer la comptabilité et à négocier un bail, tandis qu’un Office Manager d’une autre boîte secondera le dirigeant après une levée de fond et supervisera les travaux de rénovation des locaux.
Si vous jetez un œil aux offres d’emploi d’office manager, vous constaterez qu’aucun descriptif ne ressemble à un autre. Les missions varient en fonction des entreprises tout simplement parce que les activités, les dirigeants, les organisations, les besoins, les collaborateurs et les pratiques sont différents d’une structure à une autre. Il serait donc plus juste de dire qu’il n’y a pas un Office Manager, mais des Office Managers.
Je ne suis pas un couteau suisse. Je process et automatise juste mes tâches !
Parce que nous gérons une multitude de tâches, nous serions de simples « bons à tout faire » ?
Nous cataloguer de « couteaux suisses”, c’est ne pas comprendre l’essence même de notre métier. Beaucoup d’office managers considèrent être des “couteaux suisses”, y compris les aspirants office managers, oubliant parfois que dans Office Manager il y a “manager”.
Par conséquent, nous ne nous contentons pas d’exécuter les tâches que l’on nous délègue et que personne ne veut faire (mettre les tasses au lave-vaisselle, passer une commande de cartouches d’encre pour l’imprimante, relancer les mauvais payeurs…), en croisant les doigts pour que notre liste ne s’allonge pas au fil des heures.
Au contraire, notre objectif est de réfléchir à comment optimiser intelligemment nos tâches pour que, in fine, notre charge de travail soit allégée et que nous puissions nous rendre plus disponibles, pour les imprévus !
Pour cela, nous devons créer notre propre organisation et notre propre système de fonctionnement en nous entourant de bons prestataires, et d’outils nous permettant d’automatiser et de digitaliser des tâches administratives comme la comptabilité, la facturation ou la paie.
Les compétences clés d’un office manager
Il va sans dire que bien gérer l’ensemble de nos missions exige un socle de compétences clés. Chaque tâche doit être pensée en projet, ce qui, en toute logique, suppose d’avoir des compétences en management et en gestion de projet.
Aussi, le métier d’Office Manager exige d’avoir une palette de soft skills bien fournie.
D’abord, la capacité d’adaptation. Au quotidien, nous devons nous adapter aux demandes, aux urgences, aux interlocuteurs et aux problèmes que rencontrent la direction et les services. Savoir s’adapter requiert alors un bon sens de l’organisation et des priorités, ainsi que de la réactivité.
La créativité est également une compétence utile pour penser ou repenser notre système de travail, et faire preuve d’imagination, d’ingéniosité pour gérer les urgences et les changements à l’instar de ce que nous avons vécu avec le travail à distance et/ou le chômage partiel pendant la crise Covid.
L’autre compétence phare est l’apprentissage. Bien que des formations préparant au métier d’Office Manager commencent à voir le jour, c’est à nous d’être débrouillards, de nous former au juridique, à la paie, à la comptabilité pour élargir nos savoirs.
Enfin, une bonne dose d’empathie et d’ouverture d’esprit est essentielle pour créer un lien de
confiance avec les collaborateurs, et faire en sorte que l’entreprise soit un endroit accueillant et motivant pour tous !
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