Qu'est ce qu'un Office Manager ? Compétences clés et missions
« Je ne peux plus entendre parler de couteau suisse ! »
Nous, les Office Managers, sommes souvent irrités par les nombreuses étiquettes qu’on colle sur notre métier. Gentil Organisateur ? Maman de l’équipe ? Mouton à cinq pattes ? Non, merci ! Alors, quoi ?
La confusion règne autour de notre poste. Certaines personnes sont Office Manager sans même le savoir, et inversement, d’autres pensent être Office Manager alors qu’en réalité ils ne le sont pas. Normal : comment définir un métier qui se distingue par une grande variété de missions et de profils ?
Je pense qu’on peut quand même tenter de mettre de l’ordre dans ce bazar. Rachel Pierre, Office Manager Freelance, le synthétise très bien : « Un Office Manager est la fusion des fonctions de responsable administratif et financier et de responsable des services généraux. Son objectif : faciliter la vie des opérationnels pour qu’ils se concentrent sur leur cœur de métier. »
En bref : l’Office Manager garantit le bon fonctionnement de l’entreprise. Car entre les problèmes à résoudre, les obligations à respecter, les relations de travail qui fluctuent au gré des émotions des collaborateurs et j’en passe, la vie d’une entreprise est loin d’être un long fleuve tranquille. Son quotidien ressemble plutôt à un navire qui vogue en mer : parfois c’est calme, parfois c’est agité. Et dans les faits, le dirigeant n’est pas le seul capitaine à bord.
Ce n’est pas lui qui est en première ligne pour remotiver les équipes, contacter l’agence de recrutement ou passer les virements, c’est nous.
Nous sommes sur le pied de guerre pour faciliter le quotidien de la direction et des collaborateurs en les accompagnant dans leurs tâches, afin que l’entreprise continue de fonctionner efficacement, et qu’elle reste une structure où il fait bon vivre.
Quelles sont les missions de l’Office Manager ?
D’accord, mais concrètement, quelles sont les tâches et missions d’un Office Manager ? La réponse n’est pas toujours évidente. Un responsable marketing fait du marketing. Une comptable s’occupe de la comptabilité. Et l’Office Manager, que fait-elle ? Beaucoup de choses ! Nous sommes à la fois RH, RAF, Culture Manager, Responsable RSE, Workplace Manager, Chargé de l'événementiel et de la communication, et j’en passe.
Workplace management
La plus connue de nos missions est la gestion des services généraux. Mais nous gérons aussi les approvisionnements et les stocks de fournitures ainsi que le matériel de bureau. Nous pilotons également les déménagements, nous occupons de l’achat du mobilier, et suivons les travaux et réparations courantes. En bref, nous veillons à ce que les services ne manquent de rien et que l’environnement de travail soit optimal.
S’occuper de la gestion administrative des ressources humaines
L’autre mission phare est la gestion et l’administration du personnel et les ressources humaines. Virement des paies, contrats de travail, onboarding des nouveaux collaborateurs, recrutement, mise en place du flex office et gestion des formations… Nos missions RH peuvent être nombreuses. Ainsi, en fonction de l’entreprise, nous pouvons assister un RH sur quelques tâches ou bien faire office de RH quand il n’y en a pas. En plus de la RH, on gère l'administration courante et parfois un peu de comptabilité. La facturation fait parfois partie de notre scope.
Assurer l’événementiel et la communication
Summer Parties, Afterworks, Séminaires et Talks : il y a souvent un Office Manager qui se cache derrière les événements d’entreprise les plus réussis. Nous nous assurons du bon déroulement de tous les grands rendez-vous de la vie d’une boite, qu’ils soient ouverts aux collaborateurs uniquement, aux prospects et clients, ou même au grand public. Car l’événementiel est une facette importante de la communication interne et externe d’une entreprise.
La communication, justement : il nous arrive de nous en charger entièrement à nous tous seuls, ou simplement en partie, en support de l’équipe com.
Faire vivre la culture de l’entreprise
Qu’il s’agisse d’organiser un événement interne ou d’enfiler notre casquette de community manager, nous faisons circuler les informations au bon moment, aux bonnes personnes et avec fluidité. Notre rôle : concrétiser la culture d'entreprise et les valeurs afin qu’elles soient connues, comprises et respectées de tous. Nous nous appliquons à entretenir de bonnes relations avec l’ensemble des collaborateurs. Pour bien faire notre travail, nous avons besoin de les connaître et de nous adapter à eux.
Ce n’est que comme cela qu’on parvient à bâtir une culture d’entreprise qui leur ressemble ! Alors, si vous nous voyez boire un verre en afterwork ou partager un café avec un collègue dans la cour, ne pensez pas que nous sommes en train de perdre du temps ! Nous faisons simplement une partie importante de notre travail 😉
Et bien d’autres !
À ces missions, s’ajoutent des tâches annexes en fonction des besoins de l’entreprise et de ses particularités. Elles sont si variées qu’aucune liste ne sera jamais vraiment exhaustive. Surtout qu’un même Office Manager peut voir ses journées varier dramatiquement d’une période à l’autre.
Par exemple, en période de bilan comptable, nous faisons beaucoup de précomptabilité administrative alors qu’avant les fêtes de fin d’année, nous organisons la soirée de Noël, nous prévoyons les cadeaux pour les clients, etc. Aussi, notre activité évolue au gré des actualités de notre boite (levée de fonds par exemple). Ainsi, vous pouvez avoir à gérer la comptabilité et à négocier un bail, tandis qu’un autre Office Manager secondera le dirigeant après une levée de fond et supervisera les travaux de rénovation des locaux.
Si vous jetez un œil aux offres d’emploi d’Office manager, vous constaterez qu’aucun descriptif ne ressemble à un autre. Les missions varient en fonction des entreprises tout simplement parce que les activités, les dirigeants, les organisations, les besoins, les collaborateurs et les pratiques sont différents d’une structure à une autre. Il serait donc plus juste de dire qu’il n’y a pas un Office Manager, mais des Office Managers.
Les 7 compétences clés d’un Office manager
Sans vouloir nous jeter des fleurs : toutes ces missions, ce n’est pas rien tout de même, n’est-ce pas ? Il va sans dire que pour bien les gérer nous avons besoin d’un socle de compétences solide.
1. La gestion de projet
Chacune de nos tâches doit être pensée en projet, ce qui, en toute logique, suppose d’avoir des compétences en management et en gestion de projet. Cela veut dire : savoir prioriser les missions et coordonner le travail entre plusieurs équipes et interlocuteurs. Avec une bonne dose de leadership et d’esprit d’initiative en prime !
2. Le sens de l’organisation
Vous l’aurez compris : on ne réussit pas à mener de front toutes ces missions sans être un pro de l’organisation. Heureusement, l’organisation est une compétence qui s’apprend. Il existe de nombreux astuces, hacks et templates qui permettent aux OM d’être toujours plus efficaces. Je partage les miennes avec les membres du Club des OM, alors n’hésitez pas à vous inscrire par ici !
3. L’apprentissage
L’autre compétence phare est l’apprentissage. Bien que des formations préparant au métier d’Office Manager commencent à voir le jour, c’est à nous d’être débrouillards, de nous former au juridique, à la paie, à la comptabilité pour élargir nos savoirs. Il faut savoir apprendre en continu : c’est la reine des compétences, qui permet de développer toutes les autres !
4. La capacité d’adaptation
Au quotidien, nous devons nous adapter aux demandes, aux urgences, aux interlocuteurs et aux problèmes que rencontrent la direction et les services. Savoir s’adapter requiert une bonne écoute ainsi que de la réactivité.
5. La créativité
La créativité est également une compétence utile pour penser ou repenser notre système de travail et faire preuve d’imagination, d’ingéniosité pour gérer les urgences et les changements à l’instar de ce que nous avons vécu avec le travail à distance et le chômage partiel pendant la crise Covid.
6. L’empathie
Une bonne dose d’empathie et d’ouverture d’esprit est essentielle pour créer un lien de confiance avec les collaborateurs, et faire en sorte que l’entreprise soit un endroit accueillant et motivant pour tous !
7. La loyauté
Toutes ces compétences rendent l’Office Manager indispensable aux yeux de la direction. Mais elles ne suffisent pas : du fait de ses missions, l’Office Manager connaît l’actualité la plus brûlante de la boîte et a entre les mains des informations souvent confidentielles. Il est donc primordial de gagner la confiance de ses interlocuteurs en étant loyal. Pour mener à bien ses missions d’Office Manager, il est important de prouver sa fiabilité à la direction et aux équipes.
Nous respectons notre parole, ne divulguons pas d'informations sensibles ou personnelles lorsqu’elles nous ont été confiées par des collègues. Cette posture délicate de double loyauté (pour la direction et pour les équipes) peut quelquefois nous mettre dans des positions un peu inconfortables, ou faire peser sur nous une certaine solitude. C’est pour cette raison qu'il est crucial de s’entourer d’autres Office Managers qui comprennent bien cette situation et qui l’ont vécue aussi. C'est la mission du Club.
Quelles entreprises ont besoin d’Office Managers ?
Comment se fait-il qu’une même personne puisse cumuler toutes ces casquettes ? La réponse est à chercher du côté des entreprises qui nous emploient :
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ce sont souvent des petites structures,
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avec des besoins restreints dans chacun des domaines dont nous nous chargeons,
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elles n’ont pas besoin de recruter de « spécialistes » à temps plein, nous assumons donc plusieurs rôles à la fois.
Il peut s’agir de
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jeunes startups
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ou de PME en phase de modernisation.
Personnellement, je préfère travailler avec des entreprises de moins de 50 personnes. La taille restreinte des équipes m’assure un scope plus large. C’est là que je peux exercer pleinement mon métier en apportant une véritable valeur ajoutée à mon employeur. C’est l’environnement idéal pour innover, mettre en place des process efficaces et trouver des solutions créatives aux problèmes. Mais je connais aussi de nombreux OM qui, eux, préfèrent être dans des boîtes plus grandes (entre 50 et 150 collaborateurs) dans lesquelles ils travaillent souvent main dans la main avec les équipes RH ou un DAF.
Quelles formations pour devenir OM ?
Il suffit de parcourir les comptes LinkedIn des Office Managers pour s’en rendre compte : il n’existe pas de profil ni de formation type pour exercer notre métier. Avec mon master en sociologie, je pensais, en acceptant un premier job d’OM, faire figure d’exception. En fait, c’est tout le contraire. J’ai croisé de nombreux OM formés aux sciences humaines ou sociales : psychologie, histoire, langues étrangères appliquées… Mais ce n’est pas tout : nous sommes nombreux et nombreuses à nous reconvertir après des études ou un début de carrière dans la restauration ou l’hôtellerie.
Plus classique : certains et certaines d’entre nous ont fait leurs armes sur les bancs d’écoles de commerce ou d’IAE. Il existe aussi des Office Managers qui ont obtenu un BTS assistant de manager avant de se reconvertir.
À mesure que notre métier gagne en popularité et en reconnaissance, on voit fleurir des formations spécifiques, qu’elles soient initiales ou continues. Je n’en ai pas eu d’expérience directe, mais si vous connaissez, je suis preneuse de vos retours !
Combien gagne un Office Manager ?
Vous vous en doutez bien : avec une telle variété de profils et de missions, il ne peut y avoir de rémunération type pour les Office Managers. Cela dépend bien évidemment de votre expérience et de vos compétences, mais également du secteur de votre entreprise et de la région où vous travaillez : les Office Managers parisiens sont, en moyenne, mieux rémunérés que les autres. Il existe également un bon nombre d’OM qui officient en freelance, avec des taux journaliers moyens très variables.
Malgré cette diversité de rémunérations, je voulais tout de même vous donner quelques chiffres pour vous aiguiller dans vos recherches, surtout si vous débutez. Ces estimations sont basées sur mon expérience personnelle et mes discussions avec d’autres OM, elles ne sont pas le fruit d’un sondage ou d’une recherche systématique !
Les chiffres, donc : un OM débutant peut commencer sa carrière autour de 30 000 €, avec une fourchette haute se situant à 45 000 €, pour les OM confirmés. Mais ne laissez pas ces chiffres vous limiter : en termes de rémunération, tout est possible et tout dépend de la manière dont vous négocierez ou saurez valoriser vos compétences.
À qui reporte l’Office Manager ?
Encore une fois, ça dépend : si la boite est assez petite, il peut arriver qu’un OM soit directement managé par le fondateur et CEO. Il arrive aussi que nous reportions au CFO car nous exerçons des fonctions administratives. Nous sommes aussi communément intégrées à l’équipe RH (et dans ce cas-là, nous répondons au DRH). Il arrive toutefois que nous soyons liés à l’équipe marketing en raison de nos fonctions de communication. Cette position a l’avantage de nous permettre de garder une certaine neutralité par rapport à la direction.
Qui sont les partenaires de l’Office Manager ?
Les Office Managers sont généralistes, ils gèrent plusieurs périmètres à la fois et la plupart du temps n'ont pas de spécialité. Il ne suffit pas d’être touche-à-tout et de savoir multitasker. Nous nous entourons de spécialistes, internes ou externes, qui nous aident à mener à bien nos missions: cabinet RH, avocats, brokers, cabinets juridiques…
C’est surtout le cas pour les missions réglementées qui ne peuvent être effectuées que par des personnes accréditées. La comptabilité, par exemple. Mais cela peut être utile dans plein de domaines différents. Vous ne savez pas déjà tout faire ? C’est normal : votre employeur sait déjà que vous manquez d’expertise sur certains sujets et compte plutôt sur votre capacité à gérer des projets complexes en vous entourant des bons interlocuteurs. Impossible de tout faire soi-même quand on est OM. D’abord parce qu’il y a des choses qu’on ne sait pas faire, ensuite, parce que ce serait le burnout assuré…
L’évolution des Office Managers
Comme tout le monde au sein d’une entreprise, vous vous interrogez sur votre évolution en tant qu’Office Manager, et c’est bien normal. Sachez d’abord que les compétences et les expériences que vous accumulerez au fil des années vous permettront de prétendre à de meilleurs salaires et de gagner en scope et en responsabilités, tout en continuant d’exercer ce même métier. Mais si vous vous prenez de passion pour l’admin RH ou bien découvrez que vous adorez faire de la communication, sachez que les spécialisations sont possibles. L’avantage de toucher à tout, c’est qu’on peut se découvrir un talent particulier pour tel ou tel aspect du métier et se reconvertir, avec ou sans formation supplémentaire.
Et si vous vous sentez particulièrement attaché à votre boîte et souhaitez y rester en exerçant un autre métier ? En faisant leurs preuves, certains Office Managers se voient proposer d’autres fonctions au sein de leur entreprise, plus près de son cœur de métier : ils peuvent, par exemple, devenir Account Managers.
Ce que l’Office Manager n’est pas
L’OM n’est pas Assistant de Direction
Bien que l’on puisse se reconvertir à l’Office Management après avoir obtenu un BTS assistant de manager, il existe d’importantes différences entre les deux postes. Comme son nom l’indique, l’Assistant de Direction a pour fonction de soutenir les dirigeants d’une entreprise dans leurs missions. Pour cela, il pilote leurs agendas et coordonne leurs projets. Il a, à tout instant, une connaissance précise des projets de la personne qu’il assiste.
Un Office Manager, lui, n’a pas pour tâche de soutenir une seule personne ou un nombre restreint de personnes. Sa mission n’est pas de faciliter la vie de la direction, mais de tous : il œuvre pour que l’entreprise devienne un lieu où il fait bon vivre et travailler, et pour qu’aucun obstacle n’empêche les autres de travailler. Cela, il le fait au profit de tous les collaborateurs de l’entreprise.
L’OM n’est pas un couteau suisse
Je l’ai déjà dit en début d’article, mais je le répète : je ne suis pas un couteau suisse. Je process et automatise juste mes tâches ! Parce que nous gérons une multitude de tâches, nous serions de simples « bons à tout faire » ? Nous cataloguer de « couteaux suisses » , c’est ne pas comprendre l’essence même de notre métier. Et oublier que dans Office Manager il y a « manager ». Nous ne nous contentons pas d’exécuter les tâches que l’on nous délègue et que personne ne veut faire (mettre les tasses au lave-vaisselle, passer une commande de cartouches d’encre pour l’imprimante, relancer les mauvais payeurs…), en croisant les doigts pour que notre liste ne s’allonge pas au fil des heures.
Au contraire, notre objectif est de réfléchir à comment optimiser intelligemment nos tâches pour que, in fine, notre charge de travail soit allégée et que nous puissions nous rendre plus disponibles, pour les imprévus ! Pour cela, nous devons créer notre propre organisation et notre propre système de fonctionnement en nous entourant de bons prestataires, et d’outils nous permettant d’automatiser et de digitaliser des tâches administratives comme la comptabilité, la facturation ou la paie.
Conclusion : Un métier en évolution permanente !
Le métier d’Office Manager est un métier récent qui évolue en fonction des besoins spécifiques des entreprises. Il change au gré des grands bouleversements du monde économique. Lorsque les manières de travailler changent, le métier d’OM se modifie avec elles : nous avons pu le voir clairement lors de l’épidémie du Covid et l’essor du télétravail.
C’est pour cela qu’il sera toujours impossible d’écrire un article vraiment exhaustif sur la question - mais j’essaierai d’actualiser celui-ci au fur et à mesure pour le rendre le plus complet possible.
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