Office Managers : où trouver les bonnes infos
Difficile de se sentir légitime dans son premier poste d’Office Manager. Surtout quand on n’a pas été formé pour… Ce qui, avouons-le, est le cas de la plupart d’entre nous, tant les cursus académiques dédiés à notre métier sont rares. Alors, comment faire pour apprendre, vaincre le syndrome de l’imposteur et gagner en efficacité ? C’est simple : on s’appuie sur les ressources de la communauté.
J’organise des événements pour les Office Managers depuis des années. Et je suis toujours émue lorsqu’on me prend à part pour me dire :
« Je suis Office Manager depuis 6 mois. Au début, j’avais peur de ne pas y arriver, de ne pas être à la hauteur. Je ne savais pas comment faire ce qu’on me demandait de faire… et il n’y avait pas grand monde dans ma boite pour me guider. Je n’étais pas loin d’abandonner quand j’ai trouvé cette communauté. Grâce aux autres OM, j’ai appris plein de choses, surtout que j’adorais ce métier. »
Ce témoignage, que l’on m’a confié lors de notre dernier Déj entre OM à Paris, aurait pu être le mien il y a 9 ans. Et je pense qu’on est nombreux et nombreuses à avoir ressenti cette peur-là à nos débuts. Moi, en tout cas, j’ai bien cru qu’elle allait me dissuader d’exercer mon métier.
En fait, c’était tout le contraire : c’est même grâce à cette peur que j’ai créé le Club des OM. C’est elle qui m’a poussée à prendre contact avec d’autres Offices Managers pour leur demander de l’aide. Résultat : je suis montée en compétences à la vitesse grand V et j’ai trouvé ma place. Je vous raconte comment j’en suis arrivée là et vous partage certaines des méthodes que j’ai trouvées pour apprendre mon métier.
La débrouillardise, c’est savoir demander de l’aide
Petit flashback. Nous sommes en 2015 et moi, je suis complètement perdue. Concrètement : j’ai un master en socio, un échec au CAPES, un job étudiant dans une fromagerie et… pas la moindre idée de la direction que prendra ma vie pro. Alors, lorsqu’on me parle de ce nouveau métier d’Office Manager, je me dis Go. J’ai toujours été débrouillarde, sociable et un brin geek. À première vue, ça correspond au brief. J’accepte le premier job qu’on me propose et… je ne suis pas fan.
Mais à peine 3 semaines plus tard, une autre offre d’emploi atterrit dans mon inbox. Je comprends la force de mon intitulé de poste. Les OM commencent à avoir le vent en poupe.
Je rejoins une deuxième boite et là, il y a un vrai fit. Je trouve les équipes super et j’adore mes missions. Mes missions, donc : on me demande de tout faire. Et ça me plait. Mais il y a un problème : je ne sais - encore - rien faire. Sauf que mes échéances n’attendent pas : préparation de la paie, règlement des prestas, séminaire… Panique à bord. Ce job, après tout, n’est peut-être pas fait pour moi. Plutôt que d’abandonner, je fais ce que toute débrouillarde qui se respecte aurait fait : je demande de l’aide. Par définition, je suis la seule Office Manager de ma boite. Il n’y a personne pour m’apprendre mon métier. Aucun·e ne sait faire ce qu’on me demande de faire.
Mais je travaille dans le triangle d’or parisien. Autour de moi, il y a plein de start-ups dynamiques. Je me dis que leurs OM sont sans doute plus renseignés. J’en retrouve une dizaine sur LinkedIn et je leur envoie des messages comme des bouteilles à la mer.
Ils sont nombreux à accepter de déjeuner avec moi pour me parler de leur (notre) métier. Et les réponses sont plutôt enthousiastes (merci Charlotte et tous·tes les autres !)
Trouver des connaissances et de la reconnaissance
En proposant ces déjs, je m’attendais vraiment à me retrouver face à de « vrais » OM. C’est-à-dire, des OM qui connaissent par cœur tous les process admin, légaux, ou RH. Des OM qui ne sèchent jamais face aux demandes de leurs collègues.
Mais je comprends que les « vrais » OM sont exactement comme moi. Les profils atypiques comme le mien sont la norme. Et le syndrome de l’imposteur est une caractéristique plutôt répandue. Je pensais que c’était moi qui ne savais pas faire mon job. Mais j’apprends que ces moments d’incertitude font simplement partie du job. Pas besoin de réinventer la poudre à chaque nouveau défi. Je peux m’appuyer sur les méthodes mises au point par mes collègues.
Très vite, mes compétences pro décollent. On s’échange des tips, des templates, des checklists. Je deviens plus efficace pour gérer mes missions, des services généraux à l’onboarding. Et au travail, ça ne passe pas inaperçu. Mais humainement, il y a autre chose qui se passe avec les autres Offices Managers. De déj en déj, je me rends compte que nous sommes en train de construire une belle communauté, généreuse et bienveillante.
J’organise un premier apéro pour OM, puis un autre. Chaque fois, il y a 10 nouvelles personnes qui se joignent à nous. Tout est toujours super fluide. Les OM ont des réflexes qui manquent à mes autres collègues : avant de partir, on débarrasse, on range les restes dans le frigo. Déformation professionnelle ! Mais surtout, je peux enfin parler de mon quotidien avec des personnes qui partagent mes expériences. J’étais venue chercher des connaissances, j’ai trouvé de la reconnaissance.
Vous l’aurez compris : c’est comme ça que le Club des OM est né. Lorsqu’on trouve sa team, il faut tout faire pour la garder et prendre soin d’elle. C’est exactement ce que j’ai décidé de faire il y a 5 ans. J’exerce désormais mon métier d’Office Manager en freelance pour avoir plus de temps à consacrer au Club.
Vous vous dites sans doute qu’avec mes 9 années d’expérience, je n’ai plus forcément besoin de solliciter les autres pour apprendre les ficelles du métier. C’est seulement en partie vrai : ce que j’aime le plus dans notre travail, c’est qu’on ne cesse jamais d’apprendre.
Comment apprendre
C’est cela, en quelque sorte, la compétence nécessaire de tout Office Manager : savoir apprendre. Curiosité, adaptabilité et ouverture d’esprit sont de rigueur. Quant aux informations elles-mêmes, voilà où les puiser.
Prendre les infos à la source en parlant aux autres OM
C’est le premier enseignement que j’ai tiré de mes débuts. Il n’y a pas de source d’information plus précieuse pour une OM qu’un autre OM. Et ces OM, vous pouvez les rencontrer :
Sur Linkedin
C’est le médium le plus propice aux premières prises de contact. D’abord, parce qu’il est facile d’y identifier les Office Managers : il vous suffit de taper l’intitulé de poste dans votre barre de recherche. Vous avez même la possibilité de restreindre votre recherche à une région ou à un secteur donné. En vous tournant vers un réseau social explicitement professionnel, vous évitez d’effectuer des démarches potentiellement intrusives en contactant les gens sur d’autres plateformes. Mais même dans ce cas, il peut être difficile de solliciter des inconnu·e·s. Il suffit pourtant d’un peu de courage, de simplicité et de courtoisie ! Voilà comment je m’y suis prise à l’époque.
Sur Slack
Tous les Office Managers vous le diront (et personnellement, je confirme) : le Slack des OM est une vraie mine d’or ! C’est un espace d’entraide qui nous est réservé : nous y partageons nos interrogations, nos expériences, nos difficultés, nos hacks et nos petites victoires. Il y a cependant une barrière à l’entrée visant à préserver la communauté : il faut être actuellement en poste pour accéder au channel. Si c’est votre cas et que vous souhaitez nous rejoindre, vous pouvez m’écrire !
Aux événements
Les communications digitales, c’est bien, les conversations en personne, c’est mieux ! C’est pour cela que le Club des OM organise régulièrement des Déjs, Apéros et Summer Parties… Sans oublier l’Office Manager Summit. Ce sont des moments privilégiés qui nous permettent de nous retrouver entre nous. Pour vous tenir au courant et vous inscrire aux prochains événements, il suffit de rejoindre le Club, par ici.
Poser des questions à Google
Système D éprouvé quand on doit agir vite et qu’on a besoin d’information. Si taper : « Modèle Lettre de Résiliation », ou « Calendrier de la procédure de rupture conventionnelle » dans son moteur de recherche peut être très efficace, il est cependant nécessaire de rester prudent. Sur Internet, toutes les sources ne se valent pas. Il faut toujours vérifier la fiabilité du site web que l’on consulte : les médias reconnus, les sites officiels (dont l’URL se termine par gouv.fr) et les contenus publiés par des Office Managers que vous connaissez sont à privilégier.
Consommer des contenus
Justement, les contenus : les Office Managers sont généralement du genre à partager leurs savoirs. Et ils sont nombreux à publier des enseignements précieux. Il suffit de savoir où les dénicher.
Les posts Linkedin
Les OM n’ont pas tous des blogs ou des sites webs où raconter leur vécu. Certains le font directement sur leurs profils Linkedin. Passer du temps sur la plateforme peut se révéler très instructif, à condition de suivre les bonnes personnes. Personnellement, je trouve les posts de Rachel Pierre, Violaine V. et Genenviève Médonné toujours pertinents.
Les blogs et sites web en anglais
N’oubliez pas que notre métier est né dans le monde anglo-saxon. Alors que cet intitulé de poste était encore inconnu chez nous, il s’écrivait déjà des contenus très riches sur la question aux Etats-Unis. Lorsque j’ai commencé à travailler en tant qu’OM, les contenus anglais m’ont déjà sauvé la mise. Aujourd’hui, on voit pulluler de plus en plus de contenus francophones sur le net, mais tout de même : il y a encore des choses intéressantes à puiser de l’autre côté de l’Atlantique.
Compliqué lorsqu’on ne maîtrise pas la langue ? Certains navigateurs comme Google Chrome proposent de traduire automatiquement les pages web. Cela se fait en quelques clics, le tuto est par ici !
Se tenir au courant
Des avancées administratives
La législation du travail change tout le temps, et en tant qu’OM, cela vous concerne directement. Il ne suffit pas d’avoir de bonnes bases, encore faut-il remettre ses connaissances à jour régulièrement. Car vis-à-vis de vos collègues et de la direction, vous êtes le garant de la bonne application des réglementations. Et il vaut mieux éviter d’être pris de court par une question ! Heureusement, il y a de bonnes façons de se tenir au courant, comme la lettre d’informations de l’URSSAF, celle de la DREET de votre région. Pour se renseigner sur des questions précises, le Code du travail numérique est particulièrement pratique.
Des avancées de son secteur
Pour être un bon Office Manager, il ne suffit pas de savoir faire ce qu’on nous demande. Que vous travaillez pour une startup dans la tech, un cabinet d’architecture ou un cabinet d’avocats, je vous conseille de suivre les actualités du secteur d’activité de votre boîte. Cette veille vous permettra de mieux comprendre les problématiques auxquelles vos collègues sont confrontés, d’avoir des propositions plus pertinentes et de monter en responsabilité. Abonnez-vous aux médias de références de votre domaine, inscrivez-vous aux newsletters et n’hésitez pas à parler à vos collègues.
Solliciter ses prestataires
En tant qu’Office Manager, vous passez une grande partie de vos semaines à sélectionner et gérer vos prestas. Légal, compta, ou avantages salariés, vous ne pouvez pas tout faire tout seul et c’est normal. Mais souvenez-vous que vos prestataires ne font pas que vous fournir des services ou mettre à votre disposition des plateformes. Ils peuvent aussi vous informer.
Le service clients
Si vous ne pensez à solliciter le service clients de vos prestataires ou à contacter votre Account Manager qu’en cas de grave problème, j’ai une bonne nouvelle pour vous : la plupart des entreprises B2B se feront un plaisir de vous conseiller au sujet de leurs domaines d’expertise. Pas besoin d’attendre que la plateforme bug pour leur passer un coup de fil. Vous pouvez aussi leur poser des questions plus générales.
Les contenus
D’ailleurs, la plupart de vos prestas ont probablement mis en ligne, sur leurs sites web, des contenus intéressants visant à répondre aux questions les plus courantes dans leur secteur d’activité. Ainsi, votre plateforme de gestion de la paie ou votre SIRH pourra vous proposer un guide de l’onboarding, par exemple.
… Et surtout, se souvenir de ce qu’on a déjà appris
Les premiers mois d’activité d’un nouvel Office Manager sont intenses en enseignements. Chaque nouvelle expérience est une nouvelle occasion d’apprendre. L’important, donc, est de se souvenir des méthodes que l’on a déjà mises en place et des problèmes que l’on a déjà résolus. Je vous conseille pour cela de prendre des notes rigoureusement. Lorsque vous serez confronté à une situation similaire un mois, un an ou plusieurs années plus tard, vous pourrez vous y référer.
Cette liste est loin d’être exhaustive, mais c’est la mienne. Vous avez sans doute des références et des idées différentes. N’hésitez pas à les partager en commentaire ou sur le forum !