Kaminy Settouraman, Office Manager chez Colorado Craft Beverage

“Le poste d'Office Manager n’est pas suffisamment reconnu dans le monde du travail”


Kaminy, 46 ans, a connu divers postes en entreprise et a même créé sa société familiale avant de découvrir la profession d’Office Manager. Un métier coup de cœur qu’elle exerce au sein de deux entreprises, ce qui lui permet aujourd’hui de s’épanouir, loin de toute routine !


Lia : Peux-tu présenter ton parcours professionnel ?

Kaminy : J’ai débuté ma carrière au sein d’un grand cabinet de conseil où je suis restée 5 ans. J’ai évolué en passant par différents postes : assistante d’équipe, assistante sur projets, assistante de Direction, assistante de recrutement. L’entreprise est la meilleure école pour apprendre, il suffit de la motivation et de l’acharnement, pour repousser ses limites !

Puis, très curieuse de nature, j’ai voulu voir ce qui pouvait se passer en dehors du consulting. J’ai atterri dans le monde des traders, mais cela n’a duré que 2 ans, car la société a été rachetée et notre équipe a été licenciée. J’ai pris du recul et j’ai réalisé que j’avais besoin d’acquérir de nouvelles compétences. Je voulais être capable de devenir un vrai bras droit pour les directions avec lesquelles je travaillerai à l’avenir.

Où as-tu acquis ces compétences ?

Avec la formation en gestion d’entreprises de l'IFOCOP. Une formation complète où j’ai découvert toutes les facettes du quotidien d’un dirigeant. Cela m’a donné envie de créer mon entreprise familiale, ce qui m’a permis à cette époque de concilier ma vie personnelle et professionnelle.

Au bout de 10 ans, j’ai eu envie de revenir à un poste d’assistante de direction. Sauf qu’entre-temps je me suis rendu compte que le monde du travail avait changé ! Il existait maintenant un nouveau type de poste dans lequel je me retrouvais, moi et mes diverses compétences : le métier d’Office Manager. Et c’est là que j’ai changé de cap…

Comment t’es-tu lancée en tant qu’Office Manager ?

Tout s’est enchaîné assez vite : j’ai travaillé en tant qu’Office Manager dans le domaine de la qualité de l’air. Puis, souhaitant me rapprocher de mon domicile, j’ai voulu changer de poste.

C’est le cabinet de recrutement Fed Office qui m’a permis de trouver mon nouvel emploi. Et pourtant, avec la période COVID, ça n’était pas évident ! J’ai senti qu’être accompagnée par un cabinet compétent m’avait beaucoup aidée.

C'est difficile d'être sélectionné par un cabinet de recrutement. Il y a de très gros cabinets où tu n'es qu'un CV, et d'autres, à taille humaine. Fed Office fait partie de ceux-là. Ils sont très sélectifs, mais une fois qu'ils te prennent tu sais qu'ils te suivent vraiment et ne te lâcheront pas.

Comment présenterais-tu ce métier à quelqu'un qui n'y connait rien ?

Le poste d’Office Manager varie selon les entreprises et leur taille. Mais pour résumer et me concernant, je suis l’intermédiaire de tous les prestataires de services, qu’il s’agisse des prestataires comptables, de paie, des services généraux (nettoyage, électricien, plombier…), sous-traitants (marketing, commercial), conseiller bancaire… Je suis aussi en quelque sorte la passerelle qui relie les dirigeants et les collaborateurs : c’est un rôle de bras droit du dirigeant (pour une entreprise de petite taille).

Ce poste comporte plusieurs casquettes de ce fait :

  • Chargé RH

  • Responsable Administratif et Financier

  • Responsable des services Généraux

  • Assistante de Direction

Notre but est avant tout de décharger la direction sur les aspects administratifs, RH, comptables et les problèmes liés à la vie courante pour qu’elle puisse avoir le temps de mener sa stratégie d’entreprise.

Quelles sont les qualités d’un bon Office Manager selon toi ?

La polyvalence est primordiale et avoir 4 bras ça peut aussi aider 😊 On se retrouve souvent à faire plusieurs choses à la fois et il faut vraiment savoir prioriser certaines tâches et gérer ses priorités. Dans les postes de haut niveau, l’Office Manger est le bras du dirigeant. Il faut aussi avoir un esprit ouvert et être à l’écoute de chaque personne. Nous sommes là pour veiller à ce que tout fonctionne bien, afin que les équipes puissent faire leur travail.

Sur quoi travailles-tu en ce moment ?

J’ai un planning qui est imposé naturellement tous les mois par la préparation des variables de paies et des arrêtés comptables mensuels. Cela engendre un travail au continu pour être dans le parfait timing pour le virement des salaires et la préparation des reportings mensuels : j’ai quand même 2 sociétés à gérer, Cobex1 et Albatross Consulting2.

Entre deux, c’est parti pour le nettoyage comptable, traiter différentes demandes ou résoudre des problèmes à résoudre concernant n’importe quel sujet : téléphonie, informatique, entretiens des bureaux… C’est là que la gestion des priorités intervient. Mais il faut aussi garder en tête qu’il faut quand même finir par terminer un jour les demandes non prioritaires !

Raconte-moi ce qui te fait vibrer dans ton job d'OM…

J’aime la polyvalence du poste, ainsi que le côté relationnel (équipe, fournisseurs, comptables, banques…). Mais aussi le fait de ne pas faire de tâches répétitives et de gérer son emploi du temps. Chaque jour est unique, même si les paies et la comptabilité se font tous les mois ! J’aime aussi ce lien particulier que nous pouvons avoir avec le dirigeant. Cette confiance mutuelle qui s’installe permet d’évoluer sur le poste et de prendre plus de responsabilités.

Pour toi c'est quoi l'aspect négatif du métier d'Office Manager ?

Le côté négatif est que ce poste n’a pas de limite est que l’on peut devenir très vite débordé si on accepte toutes les tâches … Il faut savoir dire non et déléguer certaines tâches à d’autres collaborateurs.

Ce poste est aussi mal compris, il n’est pas suffisamment reconnu dans le monde du travail et peut se confondre avec un poste d’assistante polyvalente… La notion de Manager n’est pas là pour rien ! On peut bien évidemment être l’assistante du dirigeant, mais on est avant tout autonome et nous prenons nos propres décisions.

Si tu devais changer une chose à propos de ton travail, qu’est-ce que ce serait ?

Peut-être bien que j’aurais aimé avoir du budget pour améliorer le bien-être des collaborateurs et organiser des séminaires ou des events. Nous faisons des afterwork entre nous, mais ce n’est pas pareil. Vivre des expériences organisées par l’entreprise permet de stimuler l’équipe, de renforcer la communication et de gagner en motivation et en productivité. Beaucoup d’entreprises mettent en place ces événements dans ce but, mais toutes n’ont pas les mêmes moyens.

Un outil, un fournisseur ou une astuce que tu aimerais recommander à d'autres Office Managers ?

J’utilise un outil de gestion qui permet une intégration des données directement dans le système comptable, il s’agit de MEG, Mon Expert en Gestion. Grâce à lui je suis relativement autonome concernant la facturation clients, la saisie des factures fournisseurs et les notes de frais (chaque collaborateur ayant un compte peut saisir sa NDF directement via une appli mobile). Le tout est lié directement au compte bancaire de la société.

Une fois les informations dans la boite, on peut s’amuser à faire différentes extractions qui permettent d’établir des tableaux de bord et suivre de près le pilotage de la société. Ce type d’outil facilite notre travail au quotidien, et combinés à une connaissance minimum d’Excel, cela peut repousser nos limites !

Qu'aimerais-tu dire à quelqu'un qui envisage de devenir OM ?

C’est vraiment un beau métier, mais il faut avoir beaucoup d’énergie à revendre : ) Il faut avoir de l’assurance, de la patience et être à l’écoute de tous. Chaque personne est unique et donne une âme à l’entreprise. Nous nous retrouvons souvent en premier plan avec tous nos interlocuteurs, donc le sens de l’accueil est important, cela aide à véhiculer une bonne image de la société.

Dans cinq ans, où aimerais-tu en être professionnellement ?

Les années passent très vite ! J’ai déjà 24 ans d’expérience professionnelle, dont 7 ans en Office Management. Je pense que la suite logique serait de viser un poste de RAF, Responsable Administratif et Financier. C’est un nouveau challenge qui me tient à cœur, mais je vais patienter encore un peu…il faut toujours savoir se surpasser !


 

1 Cobex : (nom commercial Colorado Craft Beverage) distributeur de bières du Colorado et fabrication et distribution de SNOWMELT (Hard Seltzer : nouvelle catégorie de boisson alcoolisé (5%) à base d’eau, fermenté au sucre de canne et aromatisé avec des arômes naturels). Société de 10 personnes.


2 Albatross consulting : Société de conseil en logistique, en charge entre autres de la logistique de Cobex. Société de 8 personnes.



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