Trouver, garder et partager les bons fournisseurs
Un bon Office Manager, c’est avant tout un Office Manager qui sait s’entourer. Il faut savoir sélectionner les bons fournisseurs et cultiver avec eux des relations pérennes. Mais il est difficile de savoir à qui faire confiance lorsqu’on débute… Heureusement, les autres OM sont généralement prêts à ouvrir leurs carnets d’adresses pour vous donner un coup de main. Voilà comment j’ai découvert que je n’irai pas loin dans le métier sans bons prestas à mes côtés.
Il y a toujours, dans une carrière d’OM, ce moment particulier où vous vous dites : « ok, voilà, je suis vraiment Office Manager, maintenant. » Moi, mon déclic, je l’ai eu il y a six ou sept ans, et très honnêtement, je ne l’avais pas du tout imaginé comme ça.
Je me voyais déjà, à la fin d’un afterwork très chic et que j’aurais parfaitement organisé, félicitée par mes boss, mes collègues, nos clients… Finalement, ma première grande réussite d’OM a été bien moins glam que ça. Et mon baptême du feu, je l’ai vécu les pieds dans l’eau ! (Vous voyez un peu là où je veux en venir ?)
Imaginez un peu : un mercredi matin tout ce qu’il y a de plus normal. Enfin, à part votre to-do à rallonge et ce dej importantissime avec un gros prospect que les dirigeants ont tenu à organiser dans vos locaux mêmes. Vous êtes consciencieuse, vous arrivez au bureau avant tout le monde. Et alors que vous passez de salle en salle pour ramasser les tasses qui traînent à droite à gauche, vous entendez un plop suspect. Votre imagination vous joue-t-elle des tours ? Oui, allez, c’est sûrement ça. Stratégie de l’autruche : vous n’avez rien vu, rien entendu. D’ailleurs, les dégâts des eaux se résolvent souvent d’eux-mêmes, c’est bien connu, non ?
Mais très vite, vous entendez un autre plop bien plus menaçant. Et là, sur le sol, une flaque impossible à rater. Oh non, pitié, pitié, pas aujourd’hui. Pourtant, si, c’est bien un dégât des eaux.
Accepter le premier plombier venu ?
Résumons la situation : il y a une inondation au bureau, au pire moment possible. Et bien que je sois tentée de faire comme si de rien n’était, c’est mon job à moi de gérer ça. Certains d’entre vous sont peut-être en pleine reconversion pro pour devenir OM après un CAP plomberie. (Si c’est le cas, bravo à vous, un Office Manager/Plombier, c’est pour le coup quelqu’un qui mérite bien le titre de “mouton à cinq pattes”). Moi, je ne m’y connais absolument pas en tuyauterie, et j’ai besoin d’aide. Face à cette situation, mon premier instinct a été de taper “Plombier urgence Paris” sur Google. Et je suis passée pas loin d’accepter le premier devis venu - pas le temps de faire des comparatifs quand vos collègues commencent à arriver et vous lancent des « Hé, Lia, je sais pas si t’as vu, mais je pense qu’il y a une fuite en salle de réu. » (Oui, je sais, merci).
Heureusement, ma conscience professionnelle a fini par reprendre le dessus (mieux vaut tard que jamais) :
Il ne suffit pas de régler le problème, il faut bien le régler. C’est-à-dire :
À un prix raisonnable
De manière suffisamment pérenne - pour éviter que ça recommence deux semaines plus tard.
Par quelqu’un de professionnel, respectueux et fiable.
Et oui, la plomberie, ce n’est pas non plus juste une question de technique. Optimiser le budget et la qualité de la prestation, ça fait partie de mes responsabilités. Mais pour moi, il y a plus important encore : la relation fournisseurs. Et pour cause : à l’époque, je suis une jeune femme de 26 ans. Aujourd’hui une milf maman de 33. Et je connais bien le sexisme que les femmes peuvent rencontrer quand elles demandent de l’aide sur un sujet technique. Surtout quand elles ne sont pas spécialistes. Qu’il s’agisse de plomberie, d’électricité ou de taxes, moi, je n’ai pas envie qu’on me prenne de haut. C’est vrai dans ma vie perso, mais ça l’est encore plus dans ma vie pro : je représente mon entreprise et il est important que mes fournisseurs me traitent d’égal à égal. Il me faut donc un bon plombier, respectueux, pas trop cher, et disponible quasi-immédiatement.
Très bien, j’ai un brief.
Je le trouve où ? J’en sais rien, mais quelque chose me dit que ce sera pas sur Google.
La communauté à la rescousse
En fait, si, j’en sais quelque chose. Car quelques mois auparavant, j’ai découvert une source d’informations, d’aide et de soutien incomparable :
Les autres Offices Managers. À l’époque, je n’en connais que quelques-unes, mais elles ont déjà changé mon expérience du métier. À chaque fois que je rencontre un problème ou que je me pose une question, je sais qu’il y a de grandes chances qu’elles soient passées par là, elles aussi. Et même si elles n’ont pas de solution toute faite, nos discussions me guident toujours dans la bonne direction. Du coup, j’envoie mon SOS sur notre conversation de groupe. Et la réponse ne se fait pas attendre : bien sûr qu’elles connaissent un bon plombier. Seulement voilà, elles ne sont pas d’accord entre elles. L’une, qui bosse pour un grand cabinet d’avocats, ne jure que par un service de conciergerie qui gère tous les services généraux… au prix d’un abonnement qui explose mon budget. L’autre, qui bosse pour une petite boite de tech, me recommande un artisan super sympa, à l’écoute, efficace et pro… qui n’a pas de dispo avant plusieurs jours. Je comprends que trouver un bon presta quand on est OM, c’est un peu comme l’histoire de Boucle d’or. Il faut trouver celui juste comme il faut pour son entreprise. Sauf que les critères varient d’une boîte à l’autre. Ce n’est pas pareil si on bosse pour une licorne qui vient de lever et qui veut en mettre plein les yeux aux investisseurs…Ou une toute petite startup qui attend que l’OM mette les mains dans le cambouis. (Oui oui, il m’est arrivé de monter moi-même les meubles IKEA du bureau…)
En tant qu’OM, il faut bien comprendre le contexte de sa boîte pour choisir les bons partenaires. Ça veut dire que d’un poste à l’autre, vous ne pourrez pas forcément garder les mêmes fournisseurs - mais aussi que tous les contacts sont bons à prendre : vous ne saurez jamais de qui vous aurez besoin dans votre prochaine boîte, ou celle d’après. Ça veut aussi dire que le fournisseur fétiche d’un OM ne conviendra pas forcément à l’autre. Pourtant, comme je l’ai appris ce jour-là, il n’y a pas de moyen plus fiable de sourcer les fournisseurs que de demander aux OM.
Ce jour-là, on a fini par me recommander le plombier qu’il me fallait : le problème de la fuite est résolu dans la journée. Bon, il a quand même fallu déplacer le dej-prospects dans un resto du quartier, faire jouer l’assurance, demander à la compagnie de ménage une intervention spéciale… mais c’est une autre histoire. L’important : j’avais réussi. J’avais géré ma première situation de crise.
Ouvrir son carnet d’adresses pour aider les OM
Et comme souvent dans ce métier, je n’aurais pas réussi toute seule. Ce jour-là, j’ai compris qu’il manquait une arme cruciale dans mon arsenal d’OM : un bon carnet d’adresses. C’est simple : vous avez beau être sociable, débrouillarde et futée, vous n’irez pas loin dans le métier sans fournisseurs de confiance à vos côtés. Ce carnet d’adresses, il ne vient pas de nulle part : on le construit peu à peu, grâce aux conseils et recommandations des autres OM. En fait, partager son presta fétiche, c’est le meilleur service qu’un OM puisse rendre à une autre OM.
Et c’est un service qu’on se rend volontiers. Nous, les OM, on a la chance d’appartenir à une communauté où règnent l’entraide, le partage et la solidarité. C’est pour ça qu’il est si important pour nous de nous rencontrer, de nous réunir et de parler de nos expériences. Ça nous rend plus efficaces, plus compétents, mais surtout plus épanouis.
Seulement voilà : malgré toute la bonne volonté du monde, les conversations de groupe et les apéros ne suffisent pas toujours à faire circuler l’information. Si trouver un bon presta, c’est un peu comme l’histoire de Boucles d’Or, il faut avoir beaucoup de chance pour réussir à tomber sur celui qu’il vous faut en vous basant seulement sur les recommandations ponctuelles.
Ce qui manquait, c’était un moyen de mettre en relation les OM avec un grand nombre de fournisseurs, tous testés et recommandés par d’autres OM de confiance. Pour multiplier la chance de trouver le bon dans le lot ! C’est exactement ce que j’avais en tête en organisant l’OM Summit : une journée pour rencontrer les meilleurs prestas, uniquement ceux qui ont été recommandés et approuvés par d’autres OM.
Et le concept a pris, la preuve : l’OM Summit en est à sa 7ème édition. Et on n’en serait pas là sans les recommandations précieuses de tous les participants qui ont généreusement conseillé leurs meilleurs prestas : celui qui leur a sauvé la peau en vous aidant à gérer un gros imprévu, celui qui leur simplifie la vie au quotidien, celui qui a collaboré à leurs plus gros succès d’OM, celui qui les a réconciliés avec la tâche qu’ils ont toujours détestée…
Si vous êtes Office Manager et que vous souhaitez être présents lors de la 7ème édition, demandez votre invitation par ici !